生成AIで
商談記録を自動化する
4つの手順

記録に残す項目と、入力先の欄を決める

最初に、商談の記録として何を残すのかを決めます。いちばんの手がかりは、いま使っているSFA/CRM（営業支援・顧客管理のシステム）の入力欄です。 AIに要約させる項目と、SFA/CRMの欄を一対一で対応させておくと、あとで要約をそのまま貼り付けられます。

項目は多ければよいわけではありません。上長や関係する部署が実際に読んでいる欄、次の商談の準備に使っている欄から優先して選びます。 製造業の商談であれば、「相手の課題」「検討している製品や仕様」「次に約束したこと」の3つは、多くの場面で欠かせない項目です。 反対に、誰も読んでいない欄があれば、この機会に使い続けるかどうかを見直します。

あわせて、項目ごとの書き方も決めておきます。たとえば「次に約束したこと」は、誰が・何を・いつまでにの形で書く、と決めておけば、 担当者が違っても同じ形の記録が残ります。この書き方は、手順3でAIに渡す指示にもそのまま使います。

表1　要約の項目とSFA/CRMの欄の対応（例）

つまずきやすい点項目を増やしすぎると、要約が長くなり誰も読まなくなります。まずは4〜5項目に絞り、使いながら足していきます。

録音の同意を取り、会議を文字に起こす

商談の音声を録音し、文字起こし（音声を文字にすること）を行います。Web会議であれば会議の機能で、対面の商談であれば録音した音声を文字起こしの仕組みに読み込ませます。 要約の質は文字起こしの質に左右されるため、マイクの位置や周りの音にも気を配ります。製品の型番や社内の略語は聞き取りを誤りやすいので、 よく出る言葉を一覧にしておくと、確認の手間が減ります。

録音の前には、必ず相手の同意を得ます。商談の冒頭で「記録のために録音してもよろしいでしょうか」と確かめ、断られたときは録音せずに、 担当者のメモから要約する手順に切り替えます。同意の取り方と、断られたときの手順は、社内のルールとして文書にしておきます。

録音した音声と文字起こしは、相手の会社の情報を多く含みます。誰が見られるのか、どこに保存し、いつ消すのかも、あわせて決めておきます。 保存の期間を決めずにためていくと、必要のない情報まで長く残ることになります。

つまずきやすい点社内の会議と同じ感覚で、相手に断らずに録音してしまうこと。信頼を損ねるおそれがあるため、同意の確認を商談の流れに組み込みます。

生成AIで要約し、入力する形に整える

文字起こしを生成AIに読ませ、手順1で決めた項目ごとに要約させます。指示には、項目の名前と書き方をそのまま書き、 話に出ていないことは書かない、という決まりも入れておきます。出力の形をSFA/CRMの欄の順番にそろえると、貼り付けるだけで入力が終わります。

AIに入力してよい情報の範囲を、事前に決めておきます。相手の個人名や連絡先、価格の条件、図面や仕様の詳細など、社外秘にあたる情報をどこまで渡してよいかは、 使うAIの契約の内容や社内の決まりによって変わります。迷う情報は、情報システムの担当と確かめてから運用を始めます。

最初は、数件の商談で要約を試し、担当者が自分で書いた記録と見比べます。抜けている項目や、話の受け取り方がずれている箇所があれば、指示の書き方を直します。 この見直しを何度か行うと、指示の形が固まります。固まった指示は、部署で一つの文書にまとめ、担当者ごとに書き換えないようにします。

次の商談の文字起こしを読み、下の項目ごとに要約してください。

項目
・相手の課題：箇条書きで3つまで
・検討している製品・仕様：型番・数量・納期など
・決まったこと／決まっていないこと
・次に約束したこと：誰が・何を・いつまでに

決まり
・文字起こしにないことは書かない
・はっきりしない点は「要確認」と書く

つまずきやすい点要約が整っていると、内容まで正しいと思い込みがちです。数量・納期・金額などの数字は、必ず文字起こしの元の発言と照らし合わせます。

担当者が確かめ、SFA/CRMに登録する

AIの要約は下書きです。商談に出た担当者が読み、事実と違う点や、相手の温度感など文字起こしからは読み取れない点を書き足してから、SFA/CRMに登録します。 この確認を担当者の仕事として残すことで、記録の正しさと責任の所在がはっきりします。

確認と登録は、商談の当日中に行うことをルールにします。記憶が新しいうちであれば、手直しは短い時間で済みます。 登録した記録は、上長の確認や次の商談の準備にも使い、使われているかどうかを月に1回ほど振り返ります。読まれていない項目は減らし、足りない項目は足していきます。

半自動で十分です。録音から登録までをすべて自動にしようとすると、確認の機会がなくなり、誤りや入力してはいけない情報に気づけなくなります。 AIには下書きを任せ、人は確かめて決める。この分担を崩さないことが、記録を長く続けるための前提です。

図1　商談記録を半自動で入力する流れ

つまずきやすい点要約の確認を省いてそのまま登録すると、誤りが記録として残り続けます。登録の前に担当者が目を通すことを、手順として決めておきます。