法人営業の名刺データを、
AIで名寄せ・整備する
ポイント

名刺を一か所に集める

最初に、社内に散らばっている名刺を一か所に集めます。営業担当の手元にある紙の名刺だけでなく、個人の端末で撮影した名刺や、 展示会の受付で受け取った名刺、Web会議で交換した名刺の情報なども対象にします。集める先と、集める間隔を決めておくことが出発点です。

名刺は個人情報です。名刺に書かれた氏名・連絡先は、取り扱いのルールに沿って管理する必要があります。どの目的で使うのか、 誰が見られるのか、どこに保存するのかを、集め始める前に社内の決まりと照らして確かめておきます。担当者が退職・異動したときの扱いも、あわせて決めておきます。

集めるときは、名刺を受け取った日と場面（展示会、訪問、問い合わせなど）を一緒に記録しておきます。いつ、どこで会った相手なのかがわかると、 あとで連絡の優先順位を決めるときや、営業担当が替わったときの引き継ぎに役立ちます。

つまずきやすい点「あとでまとめて出す」にすると、名刺はいつまでも集まりません。展示会のあとは翌営業日まで、などと期限を決めておきます。

名刺を読み取り、項目ごとに確かめる

集めた名刺を、文字の読み取りの仕組みで項目ごとのデータにします。会社名・部署名・役職・氏名・住所・電話番号・メールアドレスなど、 SFA/CRM（営業支援・顧客管理のシステム）の欄に合わせて読み取る項目を決めておくと、あとの登録がそのまま進みます。

読み取りの結果は、すべてを人が確かめる必要はありませんが、誤りが起きやすい項目は決めておきます。よく似た文字の取り違え、旧字体の氏名、 縦書きや英文の名刺、ロゴと一体になった会社名などは、読み取りを誤りやすい部分です。読み取りの仕組みが「自信がない」と示した項目から優先して確かめます。

手書きのメモが書き込まれた名刺は、メモの内容も大切な情報です。「来期に設備の更新を検討」のようなメモは、別の欄に残し、 名刺の項目と混ざらないようにしておきます。ただし、相手の人柄や個人的な事情に触れるメモは、業務に必要な範囲を超えないよう、残す内容をあらかじめ決めておきます。

つまずきやすい点読み取ったまま確かめずに登録すると、メールアドレスや電話番号の誤りに気づけません。連絡先の欄は、特に重点的に確かめます。

同じ会社・同じ人を名寄せする

読み取ったデータを、すでに登録されている会社や人と照らし合わせ、同じものを一つにまとめます。この作業を名寄せと呼びます。 「株式会社」の位置や有無、略称、半角と全角の違いなどで、同じ会社が別々に登録されていることは珍しくありません。

名寄せの候補を出す作業は、AIに任せやすい部分です。会社名だけでなく、住所・電話番号・メールアドレスの末尾（ドメイン）も合わせて見比べさせると、 候補の精度が上がります。同じ人かどうかは、氏名とメールアドレスに加えて、会社名と部署の組み合わせも手がかりにします。

AIには、同じ・違う・判断できない、の3つで答えさせ、判断の理由も書かせます。最後にまとめるかどうかは人が決め、 特に「判断できない」とされた組み合わせは、営業担当に確かめてから処理します。

次の2件の名刺のデータが、同じ会社・同じ人かを判定してください。

見比べる項目
・会社名（株式会社の有無・略称・表記の違いは同じとみなす）
・住所・電話番号・メールアドレスの末尾
・氏名・部署名

出力
・会社：同じ／違う／判断できない
・人：同じ／違う／判断できない
・理由：1〜2文（どの項目から判断したか）

つまずきやすい点グループ会社や、同じ名前の別の会社をまとめてしまうことがあります。住所や電話番号が違う場合は、人が確かめるまでまとめないようにします。

部署名と役職を、決めた区分にそろえる

部署名と役職は、会社ごとに呼び方が大きく違います。同じ購買の担当でも「購買部」「調達課」「資材グループ」など、さまざまな名前があります。 そのままでは、「購買の部署の課長以上」のような条件で絞り込むことができません。

そこで、部署と役職について社内で使う区分を決め、名刺に書かれた名前とは別の欄に、AIで区分を振り分けます。名刺に書かれた元の名前は消さずに残しておくと、 区分の振り分けを見直すときにも困りません。区分は細かくしすぎず、営業やマーケティングで実際に使う単位にとどめます。

表1　部署・役職の区分のそろえ方（例）

つまずきやすい点役職の重さは会社ごとに違うため、AIの振り分けをそのまま信じないこと。迷う役職は「判断できない」として、営業担当に確かめます。

SFA/CRMに登録し、更新を続ける

名寄せと区分の振り分けを終えたデータを、SFA/CRMに登録します。すでにある会社や人の記録には、新しい名刺の情報を追加する形で更新し、 名刺を受け取った日と場面も一緒に残します。同じ人の名刺が新しくなったときは、異動や昇進の手がかりになるため、古い情報も履歴として残しておきます。

登録は一度で終わりではありません。展示会のあとや月末など、集める・読み取る・名寄せする・整える・登録するの流れを決まった間隔でくり返します。 連絡がつかなくなった相手や、本人から連絡の停止を求められた相手の扱いも決めておき、個人情報を必要以上に持ち続けないようにします。

AIに名刺のデータを渡すときも、扱いのルールを確かめます。氏名や連絡先を含むデータをAIに読ませてよいか、どの範囲までなら渡してよいかは、 使うAIの契約の内容や社内の決まりによって変わります。情報システムの担当と確かめ、決めたことを手順書に書いておきます。

図1　名刺データを整備する流れ

つまずきやすい点更新の担当と間隔を決めておかないと、重複や古い情報がすぐにたまります。流れ全体の担当者を一人決めておきます。